PAPUA.SIN.CO.ID – Gagasan tentang pentingnya transformasi kearsipan pendidikan Islam ini menyembul saat diskusi dengan para arsiparis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada Mei lalu di Kantor Biro Umum Kementerian Agama Republik Indonesia. Diskusi sederhana itu merekonstruksi kegelisahan mendalam tentang masa depan arsip perguruan tinggi Islam di tengah gelombang transformasi digital.
Ketika arsip tak lagi dipahami sebagai map, rak, dan dokumen administratif. Maka arsip adalah memori institusi, rekam jejak intelektual, sekaligus fondasi bagi keberlanjutan pengetahuan.
Perguruan Tinggi Keagamaan Islam (PTKI) memang memproduksi arsip dalam jumlah sangat besar melalui proses pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, tata kelola akademik, hingga berbagai karya intelektual. Karena itu, metodologi dan manajemen arsip PTKI hari ini sesungguhnya ikut menentukan bagaimana generasi mendatang mengenali sejarah, perjalanan kelembagaan, dan kontribusi intelektualnya.
Memori Kelembagaan
Transformasi digital pastinya mengubah wajah tata kelola pendidikan tinggi. Maka arsip pun harus bergerak dari ruang penyimpanan pasif menuju ekosistem informasi yang hidup, terintegrasi, aman, autentik, dan mudah ditelusuri.
Secara konseptual, transformasi tersebut dapat dipahami melalui tiga tahapan. Pertama, digitization atau digitisasi, yakni mengubah arsip analog menjadi format digital.
Kedua, digitalization atau digitalisasi, yaitu memanfaatkan teknologi untuk mengelola proses dan arsip secara elektronik.
Ketiga, digital transformation atau transformasi digital, yaitu ketika teknologi tidak sekadar mengubah media, tetapi juga mengubah budaya kerja, struktur organisasi, proses bisnis, dan pola pengambilan keputusan.
Arah tersebut sejalan dengan kebijakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI), serta pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Hal ini senafas dengan Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas, misalnya, yang menegaskan tentang penggunaan aplikasi kearsipan dinamis dalam pembuatan dan pengelolaan naskah dinas elektronik.
Juga sesuai dengan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik yang memberikan kerangka pengelolaan arsip elektronik atas penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, preservasi, akses, dan pemanfaatan.
Dalam konteks demikian, kita perlu jujur dalam melihat kondisi eksisting PTKI. Hingga saat ini, secara kelembagaan, keberadaan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) belum terbentuk secara tegas dan seragam, baik dalam regulasi maupun struktur organisasi PTKI.
Pada saat yang sama, hampir seluruh PTKI pun masih menghadapi keterbatasan Central File dan Record Centre yang terstandar dan berfungsi secara optimal.
Akibatnya, pengelolaan arsip dinamis belum sepenuhnya berjalan sebagaimana mestinya. Tentu, persoalannya bukan semata-mata pada kemampuan teknis, melainkan juga menyangkut anggaran, sarana dan prasarana, ruang penyimpanan, perangkat teknologi, serta dukungan kelembagaan. Arsip masih sering ditempatkan sebagai urusan administratif, bukan sebagai infrastruktur pengetahuan, bukti akuntabilitas, dan memori organisasi.
Membangun Ekosistem Digital
Kita juga perlu mengakui bahwa implementasi SRIKANDI di lingkungan PTKI belum berjalan optimal. Padahal, aplikasi ini dapat menjadi instrumen penting dalam membangun tata naskah dinas dan pengelolaan arsip secara elektronik, terutama apabila penggunaannya terintegrasi dengan proses bisnis organisasi.
Karena itu, transformasi digital tidak cukup dilakukan dengan menyediakan aplikasi. Bukankah aplikasi hanyalah enabler? Yang jauh lebih penting adalah membangun ekosistem yang menopangnya, yakni regulasi yang jelas, struktur kelembagaan, standard operating procedure (SOP), infrastruktur teknologi, kompetensi sumber daya manusia, serta komitmen pimpinan.
Pengalaman sejumlah perguruan tinggi di luar negeri dapat menjadi cermin. University of Bristol, misalnya, menerapkan Business Classification Scheme (BCS) untuk mengelompokkan arsip berdasarkan konteks dan fungsi bisnis organisasi, bukan semata-mata berdasarkan isi atau lokasi penyimpanannya.
Pendekatan fungsional seperti ini memungkinkan penentuan masa retensi yang lebih presisi sekaligus membantu mencegah information sprawl, yakni pertumbuhan informasi yang tidak terkendali dan pada akhirnya justru mengurangi efisiensi pengelolaan.
Di sejumlah universitas lain, fungsi kearsipan juga telah berkembang melampaui repositori administratif. Arsip menjadi bagian dari ekosistem penelitian, pembelajaran, dan keterlibatan publik. Arsiparis tidak hanya menyimpan koleksi, tetapi juga menjadi kurator koleksi digital, pengelola akses, dan fasilitator pemanfaatan arsip bagi sivitas akademika maupun masyarakat.
Dari sini saya melihat PTKI sedang menghadapi sebuah paradoks. Di satu sisi, kampus menghasilkan data dan informasi dalam volume yang sangat besar melalui repositori ilmiah, jurnal elektronik, pembelajaran digital, administrasi akademik, dan berbagai platform kelembagaan.
Di sisi lain, kemampuan untuk menjaga autentisitas, integritas, keamanan, aksesibilitas, dan keberlanjutan arsip tersebut belum sepenuhnya sebanding.
Jika keadaan ini tidak segera dibenahi, PTKI berisiko mengalami information abundance but institutional memory loss: memiliki limpahan informasi, tetapi kehilangan memori kelembagaannya.
Paradoks inilah yang harus dijawab melalui pembangunan infrastruktur kearsipan yang lebih modern. Kita perlu merancang gagasan pembangunan gedung arsip modern. Kementerian Agama berencana membangun Tower-2, inklude di dalamnya akan diarahkan untuk menjadi pusat pengelolaan dan layanan arsip berbasis transformasi digital. Konsepnya tidak sekadar menyediakan ruang penyimpanan, tetapi membangun infrastruktur preservasi digital, repositori elektronik, keamanan informasi, pengelolaan metadata, dan layanan arsip yang modern serta interoperabel.
Profesi Peradaban
Dalam ekosistem tersebut, posisi Jabatan Fungsional (JF) Arsiparis menjadi semakin strategis. Arsiparis masa depan bukan hanya pengelola dokumen, tetapi juga kurator memori digital, penjaga autentisitas informasi, pengelola metadata, dan penghubung antara pengetahuan kelembagaan dengan teknologi.
Arsiparis memiliki tanggung jawab penting dalam memastikan arsip tetap autentik, terpercaya, dapat digunakan sebagai bukti akuntabilitas, serta memiliki keberlanjutan nilai informasi. Dalam konteks digital, tanggung jawab itu semakin kompleks karena arsip menghadapi persoalan perubahan teknologi, migrasi format, keamanan informasi, interoperabilitas sistem, dan keberlangsungan akses.
Karena itu, peningkatan kompetensi arsiparis PTKI harus menjadi agenda prioritas. Pembinaan teknis perlu dilakukan secara berkelanjutan melalui coaching clinic, magang, praktik langsung, sharing knowledge, uji kompetensi, dan pendampingan teknis.
Arsiparis perlu diperkenalkan dengan digital preservation, metadata, information governance, keamanan informasi, repositori, interoperabilitas sistem, bahkan pemanfaatan artificial intelligence (AI) untuk pengelolaan pengetahuan.
Dalam perspektif kearsipan modern, autentisitas dan reliabilitas bukan sekadar persoalan teknis, melainkan fondasi kepercayaan terhadap memori yang diwariskan suatu institusi.
Karena itu, arsiparis sesungguhnya tidak hanya mengelola dokumen. Ia ikut menentukan bagaimana sebuah lembaga merekam, memahami, dan mengingat perjalanan dirinya.
Empat Agenda Strategis PTKI
Dari seluruh persoalan tersebut, setidaknya ada empat agenda strategis yang perlu segera didorong.
Pertama, perlu disusun regulasi yang menegaskan keberadaan dan kedudukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) dalam struktur organisasi PTKI. Apakah dalam bentuk PMA, KMA, atau regulasi lain yang sesuai, substansinya harus memberikan mandat, kewenangan, fungsi, dan akuntabilitas yang jelas.
Tanpa fondasi kelembagaan, kearsipan akan selalu berada pada posisi periferal dalam tata kelola perguruan tinggi.
Kedua, pimpinan PTKI perlu memberikan perhatian serius terhadap penyediaan anggaran, Central File, Record Centre, sarana-prasarana, dan infrastruktur teknologi.
Arsip yang menjadi bukti perjalanan dan pertanggungjawaban institusi tidak mungkin dikelola dengan fasilitas seadanya.
Ketiga, implementasi SRIKANDI untuk korespondensi dan tata naskah dinas perlu diperkuat secara bertahap sesuai ketentuan yang berlaku.
Penggunaan aplikasi harus ditempatkan sebagai bagian dari business process, bukan sekadar pemenuhan administratif. Digitalisasi harus tumbuh menjadi budaya kerja.
Keempat, pembinaan JF Arsiparis harus dilakukan secara sistematis dan berkelanjutan melalui pelatihan, coaching clinic, magang, praktik, mentoring, serta forum berbagi pengalaman antar-PTKI dan dengan lembaga kearsipan yang lebih maju. Kita membutuhkan komunitas arsiparis PTKI yang terus belajar, berjejaring, dan berinovasi.
Pada masa depan, saya membayangkan arsip PTKI berkembang menjadi pusat memori Islam digital Indonesia. Arsip-arsip perguruan tinggi tidak berhenti sebagai dokumen yang tersimpan di ruang penyimpanan, tetapi terkoneksi dengan repositori nasional dan dapat diolah dengan teknologi artificial intelligence, natural language processing (NLP), hingga knowledge graph. Dengan teknologi tersebut, khazanah intelektual Islam Indonesia dapat dipetakan, ditelusuri, dan dimanfaatkan secara lebih cerdas.
Bayangkan jika disertasi, manuskrip, jurnal, keputusan akademik, rekaman sejarah kampus, karya ulama, dan berbagai dokumen kelembagaan PTKI dapat ditelusuri sebagai satu ekosistem pengetahuan. Kita bukan hanya menyelamatkan arsip, tetapi sedang membangun infrastruktur pengetahuan Islam Indonesia.
Sebab, kampus besar bukan hanya kampus yang memiliki gedung megah dan teknologi mutakhir. Kampus besar adalah kampus yang mampu menjaga memori intelektualnya secara autentik, sistematis, aman, dan berkelanjutan.
Di tengah ledakan digital hari ini, arsip bukan lagi sekadar tentang masa lalu. Arsip adalah cara sebuah institusi menjaga ingatan, membangun pengetahuan, dan memastikan masa depannya.***
